مدیریت هزینه در پروژه به چه معناست و چگونه انجام می‌شود؟

تیم محتوای ویترین
زمان مطالعه : 7 دقیقه دیدگاهها

مدیریت هزینه در پروژه

سازمان‌ها و نهادهای مختلف برای انجام هر کاری معمولا یک بودجه مشخصی را در نظر می‌گیرند. بدون اختصاص بودجه ممکن است در محاسبه دخل و خرج نهاد یا سازمان اشتباهات جبران ناپذیری به وجود بیاید. با کمک مدیریت هزینه می‌توان بودجه مشخصی را برای یک کسب و کار تعیین کرد و برنامه ریزی‌های لازم را در رابطه با آن انجام داد.

با استفاده از مدیریت پروژه، رهبر پروژه تمامی هزینه‌های مورد نیاز برای انجام پروژه را به طور تقریبی تخمین زده و محاسبه کند. در گام بعدی او می‌تواند با یک سری تدابیر موفق به تنظیم مناسب بودجه شود و از استفاده بیش از حد از آن جلوگیری کند.

اما سوالی که اکنون پیش می‌آید این است که مدیریت هزینه در پروژه چگونه انجام می‌شود؟ با ویترین سافت همراه باشید تا در این مقاله در رابطه با مفهوم مدیریت هزینه در پروژه و نحوه انجام آن با شما صحبت کنیم.

برای مدیریت هزینه‌ها چه اصولی وجود دارد؟

در مرحله برنامه ریزی پروژه‌ها می‌توان اصولی را برای مدیریت هزینه‌ها تنظیم کرد. در این مرحله، مدیران پیش از اجرای هزینه‌ها آن‌ها را تایید می‌کنند. زمانی که پروژه مورد نظر در حال اجرا باشد، هزینه‌ها کاملا مورد ارزیابی و کنترل قرار می‌گیرند تا از عدم مغایرت آن‌ها با برنامه‌های مدیریتی هزینه‌ها اطمینان حاصل شود.

سه معیار و ملاک تعیین کننده به عنوان محدودیت‌های سه گانه در مدیریت پروژه وجود دارند که شامل هزینه، دامنه و زمان هستند. این سه عامل نقشی بسیار کلیدی در روند مدیریت هزینه‌ها ایفا می‌کنند.

برای مدیریت بهتر هزینه‌ها لازم است که بین این سه عامل تعادل برقرار شود. در صورتی که بین این سه عامل تعادل لازم را برقرار نکنید و به یکی از آن‌ها بیشتر از دو عامل دیگر اهمیت دهید، قطعا موجب آسیب دیدن دو مورد دیگر خواهید شد.

چند نکته مهم در رابطه با مدیریت هزینه

از جمله مهم‌ترین مواردی که برای مدیریت هزینه‌ها باید به آن‌ها توجه کرد، می‌توان به متغیرهای موثر بر بودجه از جمله افراد، مواد مورد نیاز و… اشاره کرد.

به علاوه، شما باید به هزینه‌های ثابتی مانند هزینه‌های اقتصادی مورد نیاز تیم توجه داشته باشید. در نظر گرفتن تمامی این موارد می‌تواند در میزان تعهد مالی شما به پروژه تاثیرگذار باشد. البته مهم‌ترین نکته قابل توجه در این باره را می‌توان توجه به ذی نفعان پروژه دانست.

مسلما افراد ذی نفع علاقه زیادی به پایین نگه داشتن هزینه‌های مربوط به پروژه خواهند داشت. تقریبا همه پروژه‌ها با دوره‌هایی از افزایش هزینه مواجه می‌شوند؛ اما این موضوع قابل حل بوده و مشکل بزرگی به حساب نمی‌آید.

به علت اهمیت زیاد افراد ذی نفع در مدیریت پروژه، بهتر است آن‌ها را در زمان برنامه ریزی فراموش نکنید. در جریان قرار دادن افراد ذی نفع در رابطه با تمامی جریانات و ارائه گزارش‌های مداوم در رابطه با جریان کار به آن‌ها می‌تواند مفید باشد.

مدیریت هزینه‌های پروژه با چه روندی انجام می‌شود؟

همان‌طور که گفته شد، مدیریت هزینه‌ها عبارت است از برآورد هزینه‌های کل پروژه و با استفاده از آن می‌توان در صرف هزینه‌های مالی صرفه جویی کرد. در نتیجه لازم است که در وهله اول تمامی هزینه‌های پروژه کاری خود را برآورد کنید. پس از برآورد این هزینه‌ها، حال شما می‌توانید در مرحله تهیه بودجه برای تامین بودجه و هزینه‌ها اقدام کنید.

پیگیری هزینه‌ها چگونه انجام می‌شود؟

داشتن یک الگوی مناسب برای پیگیری هزینه‌ها در زمان فعالیت در طول پروژه بسیار مفید و مناسب خواهد بود. این الگو را می‌توانید با تعیین تعداد نیروی کار مورد نیاز، زمان لازم برای انجام هر کار، ساعت و زمانی که برای اتمام هر کار به هر کارمند اختصاص داده می‌شود و مواد و منابع مورد نیاز مشخص کنید.

با توجه به همین الگوی مشخص، برآورد هزینه‌ها کار مشکلی نخواهد بود. دیگر هزینه‌های فرعی مورد نیاز برای محاسبه و پیگیری شامل هزینه‌های مربوط به سفرهای کاری، تهیه تجهیزات و مکان است.

با این حال تمامی هزینه‌های مورد نیاز به این موارد محدود نشده و ممکن است هزینه‌های ثابت یا جانبی دیگری وجود داشته باشند که محاسبه و در نظر گرفتن آن‌ها ضروری خواهد بود. پس از محاسبه هزینه‌ها و مبلغ بودجه، امکان پیگیری آن در طول پیشرفت پروژه وجود دارد.

مهم‌ترین هزینه‌ها برای پیگیری کدامند؟

هزینه در پروژه

بعضی از هزینه‌های پروژه را می‌توان آسان‌تر از سایر هزینه‌ها جمع آوری کرد. بعضی از هزینه‌های متغیری که آسان‌تر از سایر هزینه‌ها قابل محاسبه هستند، شامل نمودارهای قابل ترسیم، شروع کار، هزینه مشاوره، هزینه لازم برای تهیه مواد اولیه، سفرهای کاری و نرم افزارها هستند.

در مقابل، محاسبه بعضی از هزینه‌ها مانند هزینه لازم برای پرداخت خط تلفن، تهیه فضای اداری، تهیه تجهیزات و لوازم اداری، هزینه‌های عمومی و بیمه، هزینه‌هایی هستند که محاسبه آن‌ها کار آسانی نبوده و دشوار است.

طراحی کلی برنامه مدیریت هزینه چگونه انجام می‌شود؟

در نگاه اول ممکن است برنامه ریزی برای مدیریت هزینه یک کار بسیار ساده به نظر برسد و شما گمان کنید که این کار تنها شامل انجام یک برآورد کلی از هزینه‌های مورد نیاز برای پروژه است.

در حالی که به این منظور لازم است که برای کنترل هزینه‌ها حتما همه تخصیص‌ها و نحوه کنترل بودجه توسط مدیر پروژه انجام شود. از جمله مهم‌ترین مواردی که لازم است در برنامه مدیریت هزینه قرار داده شوند شامل موارد زیر هستند:

  • لازم است اطلاعات را به شکلی صحیح و دقیق وارد کنید. برای مثال بهتر است از گرد کردن مبالغ بپرهیزید. گاه ممکن است بعضی از مبالغ در نگاه اول بسیار کم و ناچیز به نظر برسند؛ اما پس از گرد کردن آن‌ها ممکن است در براورد هزینه‌های خود دچار مشکل شوید. به همین علت ضرورت دارد که اعداد و ارقام را با دقت بسیار زیادی وارد کنید.
  • استقاده از واحدهای دقیق اندازه گیری در محاسبه هزینه‌ها الزامی بوده و به افزایش دقت کار و محاسبات شما کمک می‌کند.
  • تمامی تغییرات هزینه‌ها را بررسی کرده و برآورد کنید.
  • با تعیین نحوه سنجش و عملکرد پروژه خود، در رابطه با برآورده شدن یا نشدن اهداف پروژه خود اطمینان حاصل کنید.
  • یک گزارش از نحوه پیش رفتن پروژه تهیه کرده و آن را به ذی نفعان ارائه کنید.

علت اهمیت مدیریت پروژه چیست؟

در زمان استفاده از مدیریت هزینه پروژه، شما یک پایه برای هزینه‌های پروژه تهیه کرده و در اختیار خواهید داشت. یعنی با انجام این کار شما می‌توانید در زمان مدیریت هزینه‌های لازم برای پروژه، به همه خرج‌ها نظارت کنید. به بیان ساده‌تر، این موضوع به شما کمک می‌کند که از صرف هزینه‌های بیش از حد برای نگهداری پروژه در مسیر درست بی‌نیاز شوید.

عدم وجود مدیریت هزینه مناسب می‌تواند سازمان شما را بسیار متضرر کند. علت این ضرر می‌تواند افزایش بیش از حد هزینه‌های شما نسبت به سود به دست آمده خواهد بود.

دیگر مسئله‌ای که در این باره تاثیرگذار بوده و باید به آن توجه شود، صدور اشتباه فاکتور برای مشتری است. کلیه عوامل یاد شده به بودجه ناچیز و عدم توانایی برای یادداشت برداری می‌شود که به احتمال زیاد منجر به ایجاد مشکلات بزرگی در زمان خرج کردن هزینه‌ها خواهد بود.

چند نکته برای مدیریت هزینه پروژه

چند نکته مهم وجود دارند که بهتر است در زمان مدیریت هزینه پروژه، آن‌ها را به خاطر بسپارید. این نکات شامل موارد زیر هستند:

  • برنامه تورم

لازم است که در کنار طیف وسبعی از هزینه‌ها، شما در کنار قیمت گذاری به برنامه تورم توجه داشته باشید.

  • داشتن یک حساب مجزا برای مقابله با رویدادها و بلایای طبیعی یا اتفاقات احتمالی

گاه ممکن است کار شما با بروز یک رویداد یا اتفاق غیر منتظره به مشکل برخورد کند. در چنین مواقعی بهتر است که حتما یک حساب مجزا را برای چنین اتفاقاتی در نظر گرفته باشید تا بتوانید در مواجهه با مسائل ناگهانی و ناشناخته با برنامه ریزی پیش بروید.

  • دیگر هزینه‌های غیر منتظره

گاه ممکن است با هزینه‌های غیر منتظره‌ای مواجه شوید که به صورت اتفاقی ایجاد نشده‌اند. به عبارت دیگر می‌توان گفت که تمامی هزینه‌های غیر منتظره شما تصادفی نباشند.

این موارد می‌توانند تمامی مواردی را که شما در محاسبات خود فراموش کرده‌اید، شامل شوند. برای مثال: این موارد، مسائل حقوقی، مجازات‌هایی که با پروژه ارتباط دارند و دیگر مسائل مشابه را شامل می‌شوند و برای آمادگی بیشتر، بهتر است که بخشی از بودجه خود را به آن‌ها اختصاص دهید.

  • ردیابی داده‌ها در زمان حقیقی

به این منظور، شما می‌توانید نرم افزاری را تهیه کنید که با استفاده از آن بتوان در زمان اجرای پروژه، بودجه را کنترل کرد. این کار می‌تواند به مدیریت بهتر و راحت‌تر هزینه‌های شما کمک کند. زیرا در نظر داشتن و نظارت بر داده‌های جدید می‌تواند در افزایش سرعت حل مشکلات شما بسیار اثرگذار باشد.

کنترل هزینه ها در پروژه

خلاصه مقاله و نتیجه گیری

به طور کلی مدیریت هزینه‌ها کار راحتی نبوده و به توجه و دقت بسیار زیادی نیاز دارد؛ اما با صرف همین توجه و افزایش میزان دقت، شما می‌توانید میزان موفقیت خود را در انجام پروژه بالا ببرید. مطالب گفته شده در این مقاله می‌توانند کمک زیادی در رابطه با نحوه مدیریت صحیح هزینه‌ها و بودجه بندی شما کنند.

همچنین هر چقدر برای انجام این کار، دانش و مهارت خود را بیشتر کنید، می‌توانید کارهای خود را با سرعت بالاتری انجام داده و دقت خودتان را در زمان تعیین بودجه بسیار بالا ببرید. امیدواریم مطالب گفته شده در این مقاله برای شما مفید واقع شده باشند.

بیشتر بخوانید :


 

برچسب ها :

نظرات

    1. هدف از داشتن فروشگاه آنلاین چیست؟
    2. آیا تا بحال سابقه فروش فضای مجازی داشته اید؟
    3. روش خرید و فروش کالا در فروشگاه اینترنتی به چه صورت است؟
    4. روش های ارسال کالا در فروشگاه به چه صورت است ؟
    5. آیا از تخفیف و کوپن در فروشگاه اینترنتی استفاده می کنند؟
    6. آیا برای راه اندازی فروشگاه اینترنتی ، خودتان کارشناس IT دارید ؟
    7. آیا سابقه فعالیت به عنوان تامین کننده با فروشگاه های اینترنتی دارید؟
    8. آیا نیازی به طراحی قالب اختصاصی فروشگاه اینترنتی دارید؟
    9. آیا در فروش فیزیکی مدیریت انبار دارید؟
    10. آیا در سازمان یا شرکت از سیستم های مالی استفاده می کنید؟
    11. بعد از راه اندازی فروشگاه نیاز به دیجیتال مارکتینگ دارند؟
    12. نکات حائز اهمیت که در فروشگاه اینترنتی برایتان مهم است؟
    لطفا فلوچارت گردش کار فروشگاه اینترنتی و ارتباط تامین کنندگان ، انبارها ، کالاها و خریداران با یکدیگر را دانلود کرده و در کادر مورد نظر ترسیم کنید ، سپس upload نمایید.
    دانلود فایل

      1. عنوان واحد کسب و کار شما
      2. مالکیت کسب و کار
      3. زمینه فعالیت
      4. نوع کسب و کار / ویژگی خاص
      4. چه خدماتی برای کسب و کار خود لازم دارید؟
      بازاریابی آنلاین
      1. در صورت داشتن وب سایت، آدرس آن را بگذارید.
      2. چه مدت از راه اندازی وب سایت شما میگذرد؟
      3. سایت شما با چه سیستم مدیریت محتوایی طراحی شده است؟
      4. از چه شبکه اجتماعی برای کسب و کار خود استفاده میکنید؟ (آیدی هرکدام را بنویسید).
      تولید محتوا
      1. نیاز تولید محتوای شما چیست؟
      تولید محتوای بصری
      نیاز تولید محتوای بصری شما چیست؟
      تولید محتوای متنی
      نیاز تولید محتوای متنی چیست؟
      برندینگ
      1. نیاز به مشاوره برندینگ دارید؟
      2. نام چند رقبا هم رده کسب و کار خود را بیان کنید؟
      3. هدف برند شما در بازار امروزی چیست؟
      4. موفقیت برند خود را چگونه ارزیابی می کنید؟
      5. داستان برند شما چیست؟ (اختیاری)
      6. توضیحات تکمیلی خود را جهت کسب و کار خود بیان کنید؟ (اختیاری)
      لطفا فلوچارت گردش کار فروشگاه اینترنتی و ارتباط تامین کنندگان ، انبارها ، کالاها و خریداران با یکدیگر را دانلود کرده و در کادر مورد نظر ترسیم کنید ، سپس upload نمایید.
      دانلود فایل
      پیشنهاد ویژه

        درخواست دمو

          درخواست مشاوره