فرایند چیست؟

تیم محتوای ویترین
زمان مطالعه : 8 دقیقه دیدگاهها

فرایند چیست

فرایند یا پروسه یک کلمه کلی است که امروزه در علوم متفاوت معانی مختلفی دارد. اکثراً از فرآیند در کسب و کارها و سازمان‌های مختلف استفاده می‌شود.

در واقع فرآیند به معنای مجموعه ­ای از کارهای مرتبط به هم با هدف ارائه یک خدمات خاص به مشتری است. به احتمال زیاد شما بارها کلمه فرایند را در کسب و کارهای مختلف شنیده ­اید. امروزه مخصوصا از این کلمه بیشتر در دنیای مجازی استفاده می‌گردد.

فرآیند در مشاغل مختلف معانی متفاوت­ تری به خود می‌­گیرد، مثلاً برخی مواقع ممکن است به روش انجام کاری اشاره کند. برخی مواقع نیز معنای فرایند مشخص کردن یک چارچوب و قالب مشخص برای یک هدف معین است. در حالت کلی برای یک فرایند باید یک نقطه ابتدایی و پایانی وجود داشته باشد و دارای یک هدف باشد.

فرایند از چه بخش‌هایی تشکیل شده است؟

در حالت کلی یک فرایند باید شامل نقاط حساس، یک ورودی و یک خروجی از رویدادها باشد؛ یعنی مشخص‌کننده روند اجرای یک عملیات خاص در یک شرایط خاص و زمان مشخص باشد. تمامی این عوامل در نهایت می‌توانند منجر به دستیابی به هدفی مشخص گردند.

برحسب نقل قولی از « همرو چمپی »

(فرایند در کسب و کار به معنای مجموعه فعالیت­ هایی است که باید چند ورودی و خروجی داشته باشد.)

و بر حسب نقل قولی دیگر از فردی به نام «دیون پورت»

(فرایند در کسب و کار به مجموعه کارهایی گفته می‌شود که با دیگری به گونه‌ای در ارتباط هستند. این ارتباطات در نهایت به یک نتیجه مشخص در کسب و کار منتهی می‌گردند.)

در حالت کلی مجموعه ­ای از فرایند­ها در کنار همدیگر باعث ایجاد یک سیستم کسب و کار می‌­گردد. حال این فرایند­ها باید دارای دو ویژگی زیر باشند:

  • تمام فرآیند­ها باید مخاطبان خاص داشته باشند و در نهایت نتیجه‌ای مشخص ایجاد کنند. این مشتریان و مخاطبان نیز می‌­توانند افرادی در سازمان یا برون از سازمان باشند.
  • همچنین فرآیند­ها باید از یک پروسه رسمی و ساختار سازمانی مجزا برخوردار باشند. بطور کلی فرایندها نباید تنها به چند بخش‌ مختلف محدود شوند. در واقع این بدان معنا است که یک فرایند می‌تواند زیرمجموعه بخش خاصی باشد. در هرحال باید قوانین و یا موارد مشخصی برای انجام صحیح این امورات وجود داشته باشد.

روش مدیریت فرآیندهای کسب و کار چگونه است؟

منظور از مدیریت فرآیندهای کسب و کار همان (BPM) است. (BPM) نیز مخفف کلمه Business Process Management است. معنای این واژه وجود مکانیزم­ های خاص برای کنترل کردن یک پروسه مشخص است. مکانیزم ­ها در نهایت می‌توانند کارایی و اثربخشی یک کار را بهبود دهند. مشاوران کسب و کار­ها همواره با نگاه فرآیندی خود یک کسب و کار را به صورت تخصصی بررسی و آنالیز می‌کنند.

مدیریت فرآیند باعث می‌شود تا یک پروژه خاص در یک قالب مشخص طراحی شده و سپس اجرا گردد. در حالت کلی یک نگاه فرآیندی باعث می‌شود تا شما المان‌های درست و مناسب را تشخیص دهید. نگاه فرآیندی صحیح حتی می‌تواند نکات مهم و کلیدی را در رابطه با انجام امور در اختیار شما قرار دهد.

می­‌توان اینطور گفت که در زمینه‌های مختلف نگاه فرآیندی باعث سهولت در مدیریت مسئله‌ها و چالش‌ها می‌شود. فرایند همچنین امکان پیدا کردن راه‌کارهای اثربخش را برای ما بسیار آسان‌تر می‌کند. اگر مفهوم فرایند در هر زمینه و تخصص لحاظ گردد، باعث ایجاد تحلیل و تفکر خلاقانه می‌­شود.

فرایند شامل چه ویژگی­ هایی است؟

  • تمام فرآیندها به صورت هدفمند هستند.

در واقع می‌توان اینطور گفت که یکی از ویژگی‌های بسیار مهم فرآیند هدفمندی است. فرایند با هدف تحقق و دستیابی به یک هدف خاص انجام می­‌گیرد. در حالت کلی منظور از هدف، کسب یک نتیجه و خروجی دلخواه است.

  • هر فرایند می‌­تواند شامل یک یا چندین کار مشخص باشد.

یعنی چند پروژه مشخص که به همدیگر مرتبط بوده و همگی در کنار هم باعث کسب یک نتیجه مناسب و دلخواه می‌­گردند.

  • تمام فرایندهای کسب و کارها باید شامل یک ورودی و خروجی مشخص باشند.
  • تمام فرایندها مشتریان یا مخاطبان خاصی دارند و با هدف ارائه خدمات و محصولی خاص انجام می‌گیرند. در حالت کلی این مشتریان می‌توانند شامل افرادی داخل سازمان یا بیرون از سازمان باشند.
  • تمام فرآیندها دارای یک قالب مشخص و حد بالا و پایین هستند.

فرایندها همواره دارای یک مرز مشخص هستند؛ بنابراین باعث می‌شوند تا یک فعالیت منظم طی یک پروسه برنامه‌ریزی شده و منسجم پیشرفت کند.

  • فرآیندهای کسب و کار باید با سایر فرایندهای مرتبط با یک سازمان مشخص در ارتباط باشند.

در حالت کلی می‌توان گفت مجموعه‌ای از فعالیت‌های موجود در یک سازمان است که باعث کسب نتیجه دلخواه می‌شود. جلب رضایت مشتریان و مخاطبان همواره در گرو دستیابی به اهداف برنامه‌ریزی شده بوده است.

چهارچوب بخش بندی فرایند

فرایند

استاندارد APQC در واقع یک استاندارد جهانی برای تحلیل و شناسایی فرآیندها است. برحسب APQC می­توان فرایند­ها را در ۵ دسته متفاوت تعریف کرد. در واقع چارچوب­ های مشخص شده یک مدل، ثابت و قطعی نیستند و برحسب نوع فرایند نیاز به ایجاد تغییراتی خاص و بومی سازی دارند.

استفاده از این استانداردها در سازمان­ هایی که وظایف رسمی­تر و جدی­ تری دارند، بیشتر لحاظ شده و مورد استفاده قرار می­‌گیرد. در حالت کلی استاندارد­ها و یا چهارچوب­ های بین­ المللی باعث آسان­تر شدن کارکرد­های درون سازمانی می­‌گردند. از این چهارچوب‌ها برای هماهنگی، تطابق فرآیندها و همچنین دسته‌بندی فرایندها استفاده می‌شود.

در حالت کلی برای دسته بندی فرآیندها، الگوهای خاصی وجود دارد که از جانب سازمان بین­ الملل مشخص شده‌اند. در لیست زیر چند نمونه از موارد مهم برای دسته‌بندی و مشخص کردن سطوح فرایندها عنوان شده است.

  • سطح طبقه فرایند

سطح طبقه در واقع مشخص کننده بالاترین سطوح از سطح فرآیندها است. این سطح می‌تواند اطلاعاتی مانند مدیریت مشتری، منابع انسانی و فناوری اطلاعات و موارد دیگر باشد.

  • سطح گروه فرایند

سطوح بعدی مشخص کننده زیر فرایندها هستند. این سطح میزان تطابق و تناسب ارتباطات در رابطه با روند انجام کارها را با یکدیگر مشخص می‌کند.

 در واقع این گروه از فرآیندها هستند که باعث دسته‌بندی صحیح زیر فرآیند‌ها می‌گردند.

  • مشخص کردن سطح فرآیند

در این قسمت روی مجموعه ­ای از کارهایی که به هم مرتبط هستند و باعث تبدیل ورودی به خروجی می­‌شوند تمرکز می‌کنند.

 در این بخش نیاز به منابع خاص و استانداردهایی مشخص برای عملکرد صحیح یک فرایند دارند. بطور کلی سطح فرآیند دارای سیستم‌های کنترل و کیفیت سرعت و هزینه است.

  • سطح فعالیت

به تمام کارهایی که موقع عملی کردن فرایند انجام می‌شود سطح فعالیت می‌گویند.

  • سطح وظیفه

سطح وظیفه مشخص کننده تجزیه و تحلیل سلسله مراتبی فعالیت­ ها است. سطح وظیفه امکان بررسی جزئیات بیشتر را برای ما امکان پذیر می­‌کند. در حالت کلی می‌توان چارچوب را به‌عنوان کامل‌ترین مدل فرایند شناخت.

در دنیای مدیریت سعی بر آن است تا تمام موارد موجود در سازمان­ های مختلف را تا حد امکان در سطح فعالیت و وظیفه شناسایی کنند.

پس از انجام تمامی این امور باید الگوهای مناسبی برای آن‌ها تعیین گردد. تمام این موارد باعث کسب یک تجربه موفق در فرایند­ها می­شوند. با استفاده از این موارد می‌توان با حداقل هزینه ممکن و بهترین موارد فرآیندها را عملی نمود.

بهبود فرایند چیست؟

به روشی که برای جلوگیری از تکرار فرایند انجام شده، بهبود فرآیند گفته می‌شود. در حالت کلی بهبود فرآیند باعث شناسایی و تحلیل تغییرات و باعث اصلاح دقیق فرآیندهای موجود در سازمان‌ها می‌­گردد.

برای دسترسی به معیارها و استانداردهای با کیفیت و دریافت نتیجه‌ای عالی از لحاظ کاری بهبود فرآیند بهترین گزینه است.

از مهم‌ترین مزیت­ های بهبود فرایند می‌توان به:

  • کاهش دادن اتلاف انرژی
  • افزایش دادن میزان بازدهی
  • افزایش دادن به اشتراک‌گذاری ایده‌ها و خلاقیت‌هایی که باعث تاثیر مثبت در منابع موجود می­‌گردد اشاره کرد.

در حالت کلی از تکنیک‌های بهبود فرایند می‌توان به مواردی مانند:

  • Kaizen
  • PDCA
  • S5
  • Six Sigma
  • SIPOC
  • TQM
  • Kanban
  • و…

اشاره کرد. تمام این تکنیک­ ها دارای موارد خاص بوده و باعث اثربخشی خاص در بخش‌های مختلف فرآیند می‌گردد.

مراحل بهبود فرآیند چگونه است؟

farayand

  • برای بهبود فرآیند ابتدا باید درک صحیح و درستی از فرایند داشت.

مثلا استفاده کردن از نمودارها، ترسیمات مختلف باعث یک تحلیل کامل از فرایند می­‌گردد. انجام این‌کارها باعث می‌شود تا دیگر تسلط و درک صحیحی از کارآیی نداشته باشید.

  • سپس باید مدل سازی فرایند جدید را انجام دهید.

در واقع در این مرحله با استفاده از نمودارها می‌­توانید ایده ­ها و نظرات جدید خود را پیاده نمایید.انجام این موارد می­‌تواند باعث پیشرفت کاری شما گردد.

  • مشخص کردن هدف از انجام یک کار و فعالیت چیست؟
  • برای بهینه‌سازی فرایند چه باید کرد؟
  • بهینه سازی باید در کدام بخش انجام گردد؟
  • باید از چه استانداردهایی استفاده شود؟
  • روش‌های از بین بردن مشکلات یا کاهش اتلاف منابع هزینه چیست؟
  • روش‌های درست بررسی فعالیت کدامند؟
  • چگونه می­‌توان به هدف رسید؟

 این‌ها جزء مواردی هستند که می‌توانند در نهایت مشخص کننده پیشرفت کاری شما باشند.

  • سپس باید اجرای فرآیند را شروع کرد که این مورد بعد از مدل سازی دقیق و جامع انجام می­‌گردد.
  • گام بعدی نظارت بر فرآیند، رفع نمودن مشکلات و استفاده از روش‌های مناسب برای بهبود عملکرد است. انجام این امور می‌­تواند باعث کسب نتیجه عالی و دلخواه در مدت زمان مشخص شده شود.

مزیت ­های استفاده از روش‌های بهبود فرایند در کسب و کار چیست؟

  • باعث کاهش هزینه‌ها و مدیریت صحیح می­‌شود.
  • می‌تواند باعث مدیریت منابع انسانی و غیرانسانی ‌شود.
  • باعث افزایش بهره‌‌وری در مدت زمان مشخص شده می‌گردد و کیفیت مدیریت را افزایش می‌دهد.

در حالت کلی می‌توان گفت که نوع فرایند، مشخص کننده استفاده از عملکردها و ترفندهای مناسب در قالب بخش بندی و اجرای صحیح و استفاده مناسب از منابع و افزایش بازدهی می‌گردد.

وجود استانداردهای مشخص برای بخش‌بندی و استفاده از متدهای مناسب در سازمان‌های گوناگون باعث می‌شود تا افراد با استفاده از روش‌های مناسب و مطمئن بتوانند به هدف خود برسند. برای رسیدن به هدف مشخص در یک سازمان نیاز به اطلاعات کامل درباره فرآیندها و تاثیر آن بر کسب و کارتان دارید.

می‌­توان با مطالعه جامع و دقیق استانداردهای مشخص شده در رابطه با فرآیند و تاثیر آن در کار میزان ریسک را به حداقل رساند. کسب دانش و اگاهی کامل در این زمینه می‌تواند موفقیت کاری شما را تضمین نماید.

بیشتر بخوانید :


 

برچسب ها :

نظرات

    1. هدف از داشتن فروشگاه آنلاین چیست؟
    2. آیا تا بحال سابقه فروش فضای مجازی داشته اید؟
    3. روش خرید و فروش کالا در فروشگاه اینترنتی به چه صورت است؟
    4. روش های ارسال کالا در فروشگاه به چه صورت است ؟
    5. آیا از تخفیف و کوپن در فروشگاه اینترنتی استفاده می کنند؟
    6. آیا برای راه اندازی فروشگاه اینترنتی ، خودتان کارشناس IT دارید ؟
    7. آیا سابقه فعالیت به عنوان تامین کننده با فروشگاه های اینترنتی دارید؟
    8. آیا نیازی به طراحی قالب اختصاصی فروشگاه اینترنتی دارید؟
    9. آیا در فروش فیزیکی مدیریت انبار دارید؟
    10. آیا در سازمان یا شرکت از سیستم های مالی استفاده می کنید؟
    11. بعد از راه اندازی فروشگاه نیاز به دیجیتال مارکتینگ دارند؟
    12. نکات حائز اهمیت که در فروشگاه اینترنتی برایتان مهم است؟
    لطفا فلوچارت گردش کار فروشگاه اینترنتی و ارتباط تامین کنندگان ، انبارها ، کالاها و خریداران با یکدیگر را دانلود کرده و در کادر مورد نظر ترسیم کنید ، سپس upload نمایید.
    دانلود فایل

      1. عنوان واحد کسب و کار شما
      2. مالکیت کسب و کار
      3. زمینه فعالیت
      4. نوع کسب و کار / ویژگی خاص
      4. چه خدماتی برای کسب و کار خود لازم دارید؟
      بازاریابی آنلاین
      1. در صورت داشتن وب سایت، آدرس آن را بگذارید.
      2. چه مدت از راه اندازی وب سایت شما میگذرد؟
      3. سایت شما با چه سیستم مدیریت محتوایی طراحی شده است؟
      4. از چه شبکه اجتماعی برای کسب و کار خود استفاده میکنید؟ (آیدی هرکدام را بنویسید).
      تولید محتوا
      1. نیاز تولید محتوای شما چیست؟
      تولید محتوای بصری
      نیاز تولید محتوای بصری شما چیست؟
      تولید محتوای متنی
      نیاز تولید محتوای متنی چیست؟
      برندینگ
      1. نیاز به مشاوره برندینگ دارید؟
      2. نام چند رقبا هم رده کسب و کار خود را بیان کنید؟
      3. هدف برند شما در بازار امروزی چیست؟
      4. موفقیت برند خود را چگونه ارزیابی می کنید؟
      5. داستان برند شما چیست؟ (اختیاری)
      6. توضیحات تکمیلی خود را جهت کسب و کار خود بیان کنید؟ (اختیاری)
      لطفا فلوچارت گردش کار فروشگاه اینترنتی و ارتباط تامین کنندگان ، انبارها ، کالاها و خریداران با یکدیگر را دانلود کرده و در کادر مورد نظر ترسیم کنید ، سپس upload نمایید.
      دانلود فایل
      پیشنهاد ویژه

        درخواست دمو

          درخواست مشاوره